Le formulaire de demande de paiement

L'attestation de versement des contreparties publiques

La déclaration de début d'exécution

Le compte rendu d'exécution

L'attestation sur l'honneur du respect du code des marches publics

Guide de paiement LEADER

L’aide LEADER intervient en remboursement de dépenses réalisées par le porteur de projet sous réserve que ces dépenses et l’opération soient conformes avec le contenu de la convention d’attribution des fonds LEADER et de ces annexes. Les dépenses présentées doivent concerner clairement l’opération et être éligibles au FEADER.

Le porteur de projet doit donc faire l’avance financière.

Elle ne peut être versé que

- sur présentation de factures acquittées

- si les autres cofinanceurs ont versé leurs subventions

Vous pouvez solliciter le paiement d’un ou plusieurs acomptes (maximum 80% de la subvention prévisionnelle accordée) au cours de la réalisation de votre projet. La demande de solde ne peut être effectuée que lorsque l’ensemble des factures relatives au projet ont été acquittées et endossées par le fournisseur et que les versements des cofinanceurs ont été faits.

La preuve du versement des autres cofinancements, un préalable au versement de l’aide LEADER :

Avant tout paiement d’acompte ou de solde, vous devez prouver que vous avez bien reçu les cofinancements publics. Le document à joindre est l’attestation de paiement des cofinanceurs  que le GAL se chargera de demander, à faire signer par le payeur du cofinanceur.

Les étapes du paiement de l’aide LEADER :

La vérification de la demande de paiement par le GAL:

Une fois le projet réalisé, vous devez adresser votre demande de paiement au GAL en remplissant le formulaire type correspondant (se rapprocher du GAL). Le GAL procède à un premier contrôle  de la demande afin de s’assurer de la présence de l’ensemble des pièces justificatives nécessaires et de la correspondance des dépenses présentées avec les dépenses annoncées dans le budget prévisionnel et repris dans la convention d’attribution LEADER en son annexe 2.

Attention au calendrier de la convention LEADER (article 8) : si la demande de paiement ne parvient pas au GAL avant l’expiration du délai fixé, la convention d’aide devient caduque et l’aide LEADER ne pourra plus être versée.

Pour les dépenses d’investissement, le GAL peut réaliser une visite sur place afin de contrôler la réalité des dépenses.

Cas de présentation de dépenses inéligibles : si vous présentez des dépenses non éligibles (c’est-à-dire non prévues dans le budget approuvé, non éligibles dans le cadre du dispositif LEADER ou encore non rattachées au projet), vous pouvez faire l’objet de sanctions. Si le montant dans la demande de paiement (montant A) est supérieur de plus de 3% au montant réellement éligible après vérification des factures par le GAL (montant B), le montant réellement éligible sera versé (montant B) après prélèvement d’une pénalité égale à la différence entre montant A et Montant B.

L’instruction de la demande par la DDTM des Côtes d’Armor :

Sur la base du premier contrôle mené par le GAL, la DDTM effectue une deuxième analyse de la demande de paiement. Si elle la juge complète, elle émet un certificat de service fait et transmet à l’Agence de Services et de Paiements (ASP) l’ordre de verser l’aide LEADER.

Le versement de l’aide par l’ASP :

Sur la demande de la DDTM, et si l’ensemble des autres cofinancements publics ont bien été versés, l’ASP vous verse la subvention LEADER, proratisée le cas échéant. 

Pour obtenir le versement de la subvention, les factures présentées doivent être :

Éligibles c’est-à-dire qu’elles comportent les mentions suivantes :

- l’émetteur (nom, adresse, registre du commerce et des sociétés, forme juridique…),

- le nom et l’adresse du client facturé,

- la date de facture,

- la quantité et la dénomination des articles facturés, les prix,

- la TVA applicable

Si une facture n’est qu’en partie éligible, vous devez indiquer les lignes correspondant aux dépenses éligibles.

Acquittées avant le dépôt de la demande de paiement, c’est-à-dire qu’il est indiqué la mention :

« Facture acquittée le… + cachet du prestataire + signature »

Si vous êtes un porteur de projet privé, il faudra fournir le relevé bancaire justifiant le paiement de l’ensemble des dépenses (une preuve de paiement agrafée à chaque facture)

Si vous êtes un porteur de projet public, l’acquittement est attesté en accompagnant les factures d’un relevé de mandats indiquant la date du paiement effectif de ces mandats et signé par le Trésor public.

Classées conformément à l’annexe 2 de la convention d’attribution LEADER.

Le formulaire de demande de paiement (acompte et solde) est composé de 4 annexes :

- annexe 1 : concerne toutes les dépenses faisant l’objet d’une facture

- annexe 2 : concerne les frais salariaux

- annexe 3 : concerne les autres dépenses telles que les frais de déplacements, d’hébergement, ainsi que les apports en nature

- annexe 4 : fait état des recettes générées par l’opération. Elles sont incluses dans la part d’autofinancement. Au moment du paiement de la subvention, les recettes devront être justifiées par un livre de caisse.

Chaque annexe doit être signée à la fois par le représentant de la structure porteuse du projet et par le Trésorier public (pour les porteurs de projet publics) ou le comptable (pour les porteurs de projets privés).

Pour être recevable votre dossier de demande de paiement doit comprendre :

Pour une demande d’acompte :

- le formulaire de demande de paiement  et toutes ses annexes complétés et signés

- les copies des pièces comptables : factures et preuves de paiement. Vous êtes néanmoins tenu de soumettre les factures originales au GAL qui les marquera par son cachet lors de son contrôle sur site.

- tous les bulletins de salaires et un état du temps passé sur l’action (si le salarié ou l’agent n’est pas à temps plein sur l’action) et les ordres de missions.

- le tableau de bord des frais de déplacement (et la carte grise de la voiture utilisée) faisant état de la personne qui se déplace, de la destination, de la date et du nombre de kilomètre, ainsi que l’objet précis du déplacement (dans le cadre de l’action LEADER ou pas)

Pour une demande de solde :

Les pièces justificatives des dépenses réalisées :

- le formulaire de demande de paiement  et toutes ses annexes complétés et signés

- les copies des pièces comptables : factures et preuves de paiement. Le porteur de projet est néanmoins tenu de soumettre les factures originales au GAL qui les marquera par son cachet lors de son contrôle sur site.

- tous les bulletins de salaires et un état du temps passé sur l’action (si le salarié ou l’agent n’est pas à temps plein sur l’action) et les ordres de mission.

- le tableau de bord des frais de déplacement (et la carte grise de la voiture utilisée) faisant état de la personne qui se déplace, de la destination, de la date et du nombre de kilomètre, ainsi que l’objet précis du déplacement (dans le cadre de l’action LEADER ou pas)

- justificatifs des recettes, si des recettes sont générées par le projet

Les documents administratifs relatifs au projet

- le compte rendu d’exécution de l’action

- RIB, si différent de celui présenté lors de la demande initiale

- les preuves de versement des cofinancements publics via l’attestation de versement signée du payeur du cofinanceur ( + la preuve sur les relevés de compte bancaire pour les porteurs de projet privés, ou extrait comptable pour les porteurs de projet publics)

- l’annexe 1 de la convention d’attribution renseignée (Cf. indicateurs d’évaluation)

- la déclaration de début d’exécution que vous avez reçu lors de l’envoi de la convention par la Sous Préfecture, signée.

- les preuves du respect des règles de publicité (exemplaires de produits et publications réalisés portant mention de l’intervention européenne, avec les logos adéquats, les supports power point, les articles de presse, les photographies des ouvrages ou matériels avec les autocollants LEADER, exemplaires des supports de communication…)

- Attestation sur l’honneur du respect du code des marchés publics pour les maîtres d’ouvrages publics

A noter que l’ensemble de ces pièces sont à fournir en deux exemplaires par courrier.